Bila anda termasuk pengguna Microsoft Office versi terbaru (MS Office 2007), saya sarankan anda untuk berhati-hati dalam membuat dokumen penting, khususnya dokumen lamaran kerja yang harus anda kirimkan via email.

MS Office 2007 secara default akan menyimpan dokumen yang anda buat dalam format docx — bukan doc seperti versi MS Office pendahulunya. Format docx ini memang sangat efisien dalam ukuran file, bila kita membuat dokumen berukuran sekitar 100 KB dengan menggunakan MS Office versi lama (MS Office 97 atau MS Office 2000), maka dengan MS Office 2007 ukuran file tersebut bisa menjadi lebih kecil, mungkin hanya berkisar 30-40 KB saja.

Tapi yang harus anda waspadai, belum semua perusahaan di Indonesia (atau malah di seluruh dunia) yang beralih menggunakan MS Office 2007. Masih banyak perusahaan yang mempertahankan MS Office versi lama yang mereka miliki untuk alasan efisiensi biaya ataupun alasan lainnya (termasuk Monroe Consulting Group, tentunya)

Nah, akan menjadi masalah besar kalau kemudian anda yang kini telah menggunakan MS Office 2007 mengirimkan dokumen lamaran kerja yang menggunakan format file docx ke perusahaan-perusahaan yang masih menggunakan MS Office versi lama, karena MS Office versi lama ternyata tidak bisa membaca format docx tersebut.

Akhirnya yang terjadi selama ini, setiap kali saya menerima dokumen lamaran kerja dengan menggunakan format docx, saya memilih untuk menghapusnya. Saya tidak mau bersusah-payah menghubungi kandidat yang bersangkutan melalui email (kecuali kandidat tersebut saya dapatkan melalui headhunting) untuk mengirim ulang dokumen dengan menggunakan format doc, karena toh belum tentu kandidat tersebut memiliki kualifikasi yang memenuhi job requirements.

Solusi yang bisa saya berikan untuk anda para pengguna MS Office 2007, simpanlah selalu dokumen lamaran kerja anda kedalam format doc. Saya memang belum pernah menggunakan MS Office 2007, tapi dari informasi yang saya dapatkan, MS Office 2007 masih tetap bisa menyimpan file (save as) kedalam format doc.

Hal ini juga berlaku bagi anda para pengguna aplikasi OpenOffice, yang secara default akan menyimpan file kedalam format odt. Sebagai pengguna aplikasi OpenOffice di laptop pribadi, saya tahu persis kalau OpenOffice bisa juga menyimpan file yang anda buat kedalam format doc.

Jadi mulai sekarang, stick to the basic… kirimkan dokumen lamaran kerja anda hanya dalam dua format yang berlaku secara universal: doc atau pdf.

Update (23 Juli 2008) – Mulai tanggal 4 Agustus 2008, Monroe Consulting Group akan meng-upgrade MS Office-nya, dari MS Office 2000 ke MS Office 2007. Tapi sebagai langkah amannya, kalau mengirimkan dokumen lamaran kerja via email ke perusahaan manapun tetaplah berpatokan pada saran saya diatas… dokumen berekstensi doc atau pdf.

Quote of The Day:

“Nothing is particularly hard if you divide it into small jobs.” by Henry Ford