Menulis Cover Letter pada Email

Menyambung tulisan saya terdahulu yang ditulis tanggal 7 Juni 2008 berjudul “Perlukah Menyertakan Cover Letter?” Kali ini saya akan membahas secara singkat bagaimana caranya mengirimkan CV ke perusahaan yang anda tuju melalui email disertai dengan cover letter.

Namun berbeda dengan praktek yang selama ini banyak diterapkan oleh para kandidat di Indonesia dimana cover letter dilampirkan sebagai attachment tersendiri (bersama dengan CV), saya akan menunjukkan bagaimana caranya menulis cover letter sebagai isi email.

Menulis cover letter pada email ini sedikit banyak memang beresiko, karena bila anda tidak mengetahui bagaimana caranya menulis dengan teknik yang efektif dan efisien, salah-salah email anda malah akan dihapus karena dianggap cuma membuang waktu si recruiter.

Sebagai contoh untuk memperjelas apa yang saya maksudkan, silakan anda baca iklan lowongan kerja yang saya pasang beberapa waktu yang lalu di JobsDB.com

Associate Project Manager

Dari iklan diatas, saya menerima cover letter yang ditulis pada email sebagai berikut:

Aplikasi 1

Nah, yang menjadi masalah adalah isi dari cover letter tersebut merupakan format standar dari JobsDB.com, which is not good because it’s totally pointless.

Lalu bagaimanakah bentuk cover letter pada email yang formatnya bisa disarankan?

Silakan lihat contoh cover letter pada email dibawah ini:

Aplikasi 2

Nah, sekarang mari kita bahas satu-persatu kenapa cover letter ini efektif, efisien dan mau tidak mau membuat si recruiter tergerak untuk membaca CV yang dilampirkan secara lebih detail.

1. Email Subject. Secara jelas menyebutkan posisi yang dilamar beserta dengan pengalaman relevan yang dimiliki. Dengan email subject seperti ini, si recruiter pasti langsung tertarik untuk membaca lebih rinci isi dari email tersebut.

2. Body of Email. Anda perhatikan dari total empat paragraf yang tersusun, tidak ada satu paragraf pun yang ditulis lebih dari tiga baris. Cover letter pada email harus diusahakan singkat dan padat. Ingat, email anda hanya akan dibaca tidak lebih dari sepuluh detik.

3. Relevant Experience. Supaya tepat sasaran, tuliskan relevant experience kedalam cover letter yang dituliskan pada email anda. Silakan dilihat kembali paragraf 2 dan paragraf 3 pada contoh cover letter tersebut, lalu anda baca job requirement pada contoh iklan diatas. Paragraf 2 dan paragraf 3 secara tepat sasaran menyebutkan critical requirements yang dicari oleh si recruiter.

Menulis cover letter pada email sebetulnya tidak sulit. Kesulitan akan dialami kalau anda memaksakan diri untuk mengirimkan lamaran kerja untuk posisi yang tidak sesuai dengan kualifikasi anda.

Perlu diingat juga bahwa setiap langkah akan menentukan apakah lamaran anda akan diproses atau tidak. Dimulai dari email subject -> body of email -> relevant experience -> CV read.

Ketika email subject anda tidak memancing perhatian si recruiter dalam artian yang positif, jangan salahkan kalau email anda mungkin terlewat untuk dibaca.

Itulah pula sebabnya kenapa dari dulu saya selalu menekankan betapa pentingnya untuk “sadar diri” dengan hanya mengirimkan CV anda untuk melamar posisi yang minimal memenuhi 90%  dari seluruh kualifikasi yang anda miliki.

Semoga tulisan singkat ini bermanfaat dan selamat menikmati libur long weekend untuk anda semua. Sebagai warga negara yang baik, jangan lupa juga untuk menggunakan hak pilih anda dalam Pemilu 2009 ya…

facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail

26 thoughts on “Menulis Cover Letter pada Email

  1. mujoko

    Mustinya saya baca dulu ini ya sebelum ngedrop CV.
    Pelajaran juga, supaya dipikir dulu ya, gak asal drap-drop-drap-drop.

    Matur suwon mas Haryo, atas tipsnya.

    Sami-sami, Mas Mujoko.

    [Reply]

    Reply
  2. Pingback: Berbagi Hasil Konsultasi (Jumat, 12 Juni 2009) | Haryo Utomo Suryosumarto

  3. wahyulie

    boleh minta bentuk CV via emailnya fullnya ya…
    tolong kirim ke emai saja…
    cz bingung neh g da contoh yang jelas… jadi tidak ada bayangan sama sekli buat bentuk CV via emailnya

    Wahyulie, coba dibaca lagi judul artikelnya dengan lebih seksama, “Menulis Cover Letter pada Email”, bukan “Menulis CV pada Email”

    Saya tidak pernah sekalipun mengajarkan atau menganjurkan menulis CV sebagai isi email. Bagaimanapun juga CV harus dibuat dalam dokumen tersendiri (boleh file MS Word atau PDF) yang dilampirkan sebagai attachment dalam email.

    Bagaimana menulis isi dari email dengan lampiran CV itulah yang saya ajarkan disini. Bisa dipahami kan?

    [Reply]

    Reply
  4. Hmmm

    Bos,
    Ini saran dr pribadi dr anda atau pendapat Recruiter (HRD) pada umumnya?

    Thx

    Saran pribadi dari saya, yang sehari-hari berprofesi sebagai recruitment consultant dan selalu menerima tidak kurang dari 50 job applications setiap harinya.

    [Reply]

    Reply
  5. ipang

    Sudah hampir 2 tahun saya memakai situs job boards yg ada di internet, tapi sedikitpun saya tidak tertarik untuk mengisi cover letter pada lamaran saya. Saya biasanya langsung menekan tombol “Apply Now/Quick Apply”,sehingga yg terkirim cuma CV saya saja.
    Sekalian mau nanya nih mas..
    Cover Letter biasanya saya sertakan bila mengirim lamaran lgsng ke link HRD perusahaan (dgn subjek posisi yang dibutuhkan), tapi untuk CV-nya saya attach. Apakah itu sdh benar mas..?

    Tidak lupa,,saya berterima kasih atas informasi ini.
    Salam.

    [Reply]

    Reply
  6. ipey

    pak haryo, bila melihat kasus diatas, pada iklannya kan diminta current dan expected salary, tapi di contoh yang kedua tidak disebutkan pada cover letter.
    -apa sebaiknya memang tidak disebutkan walau diminta?
    -kalau harus disebutkan, diletakkan di cover letter atau cv?
    -dan bagaimana cara menuliskan current&expected salary agar tidak terkesan terlalu tinggi atau terlalu rendah?

    thanks sebelumnya

    [Reply]

    Haryo reply:

    Kalau diminta menyebutkan current dan expected salary, selalu sebutkan di bagian paling akhir / paling bawah dari CV. Kalau mau ambil jalan aman, cantumkan saja current salary-nya, sementara untuk expected salary cukup cantumkan “Negotiable”

    [Reply]

    Haryo Suryosumarto reply:

    Current compensation & benefits dicantumkan di dalam CV. Untuk current compensation & benefits, tuliskan apa adanya. Untuk expected compensation & benefits, paling aman tuliskan “open for negotiation”

    [Reply]

    Reply
  7. master

    Hmm… jadi mau melamar kerja di Indonesia harus percaya diri menampilkan kelebihan gitu.
    Takutnya sih karena budaya kita kurang mendorong orang untuk menonjolkan kelebihan seperti itu jadinya dicap sombong…

    [Reply]

    Haryo reply:

    Justru sebaliknya, tidak menonjolkan kelebihan yang dimiliki (yang sesuai dengan job requirements) akan membuat dokumen lamaran kerja kita tidak ada bedanya dengan ratusan atau ribuan pelamar lainnya. Malah merugikan diri sendiri, kan?

    [Reply]

    Reply
  8. Miruza

    mau tny karena saya masi awam dalam hal mengirim lamaran lewat email.
    apa saja yg d attach??
    apa surat lamaran juga d attach bersama CV?
    makasih

    [Reply]

    Haryo reply:

    Surat lamaran itu istilah lainnya cover letter.

    [Reply]

    Reply
  9. Buddie

    menyambung pertanyaan mas Willy yg blum dijawab, apakah CV lbh dari 2 lbr itu efektif? Terus, kira2 CV seperti apa yang paling membuat HRD tertarik utk memfollow up? Thx.

    [Reply]

    Haryo Suryosumarto reply:

    Sebetulnya kalau memungkinkan 2 halaman CV itu paling ideal. 3 halaman masih bisa dipertimbangkan kalau si kandidat punya pengalaman kerja lebih dari 20 tahun.

    [Reply]

    Reply
  10. dodik

    jadi pilihan yang tepat bila tidak ingin melampirkan cover letter di e-mail yang baik itu kita attach sendiri dalam format sendiri bersama resume kita, dan meninggal kan isi e-mail kita kosong atau bagaimana pak…
    thanks

    [Reply]

    Reply
  11. Arief Fakhruddin

    Kebetulan saya akan mengirimkan surat lamaran via e-mail..
    Saya mau tanya, bagaimanakah seharusnya format dokumen lampiran seperti piagam penghargaan, sertifikat seminar dan sebagainya yang merupakan dokumen berwarna? Apakah dalam lampiran (format pdf) harus berwarna seperti aslinya, atau dalam bentuk grayscale untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan..?
    Terima kasih atas jawabannya :)

    [Reply]

    Haryo Suryosumarto reply:

    BIla mengirim lamaran melalui email, tidak perlu melampirkan apapun selain CV atau resume (kecuali bila memang diminta), karena dokumen pendukung biasanya hanya membuat attachment ukurannya terlalu besar. Dokumen pendukung bisa dipersiapkan salinannya dalam bentuk hardcopy bila anda dipanggil wawancara.

    [Reply]

    Reply
  12. Dian

    artikel yg sangat membantu dan worth to read! :)) tapi kemudian, apakah cover letter ini sebenanrnya ditulis sebagai isi email atau dilampirkan dalam bentuk attachment? atau selain melampirkan sbg bentuk attachment tapi juga menulis pengantar di body email? terima kasih :))

    [Reply]

    Haryo Suryosumarto reply:

    Cover letter cukup dituliskan pada isi email dengan dilampiri CV atau resume dalam satu file PDF.

    [Reply]

    Reply
  13. Dian

    terima kasih atas jawabannya pak, sangat membantu sekali :) kemudian, saya menemukan satu masalah lagi.. jika saya ingin melamar dan membuat cover letter dlm bhs inggris, saya bingung bagaimana hrs membuka. saya tahu nama panjang dari nama yang akan saya tujukan, tetapi agak aneh di indonesia jika saya memanggil dengan ms. lastname. seperti nama saya Dian Ayu Hapsari, saya akan merasa janggal jika dipanggil ‘Dear Ms. Hapsari,’. tetapi jika saya langsung menyebut nama panjangnya di awali dengan imbuhan ‘to’ tanpa panggilan apa2, terkesan tidak sopan bagi mahasiswa yg ingin melamar magang. lalu bagaimana saya harus membuka cover letter saya? Terima kasih pak :D

    [Reply]

    Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>